VOORLOPIG HUISHOUDELIJK REGLEMENT, FVS van DUN     D.D. 2003-11-12

 

ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1

1.       Waar in dit reglement wordt gesproken over de vereniging, wordt daaronder verstaan de"FAMILIE VERENIGING STAMBOOM VAN DUN", afgekort "FVS van DUN" 

2.     Waar in dit reglement wordt gesproken van het bestuur, wordt bedoeld het bestuur van de FVS van DUN. 

TOETREDING

Artikel 2.

Om toe te treden tot de FVS van DUN meldt de betrokkene zich schriftelijk aan bij de secretaris middels een ondertekend inschrijfformulier. Inschrijfformulieren zijn verkrijgbaar bij het secretariaat, de algemene vergaderingen en de evenementen en kunnen na aanvraag ook via E-mail opgestuurd worden. 

Artikel 3.

Het bestuur kan voorwaarden, zowel voor toelating als voor uitsluiting van personen, stellen. 

EINDE VAN HET LIDMAATSCHAP, SCHORSING EN ONTZETTING.

Artikel 4.

1       Beëindiging van het lidmaatschap kan alleen geschieden als in de Statuten vermeld en op de daarin voorgeschreven wijze. 
2.      Zij, die binnen de gestelde termijn niet hebben voldaan aan hun geldelijke verplichtingen ten opzichte van de vereniging kunnen, na één maal schriftelijk door de penningmeester te zijn gemaand, door het bestuur worden geschorst c.q. ontzet uit het lidmaatschap. 

Artikel 5.

1.         Onverminderd het bepaalde in de Statuten is het bestuur bevoegd leden en begunstigers wegens overtreding van bepalingen van Statuten, huishoudelijk reglementen of bestuursbesluiten, alsmede voor het opzettelijk doen van onjuiste opgaven en / of het opzettelijk verstrekken van onjuiste inlichtingen, voor een bepaalde tijd te schorsen of uit te sluiten van het deelnemen aan alle of bepaalde FVS van DUN activiteiten.

 2.      De schorsing wordt aan betrokkene schriftelijk ter kennis gebracht. Afschrift van dit besluit zal worden gezonden aan de belanghebbende commissies. 

GELDMIDDELEN.

Artikel 6.

De verschuldigde contributie en bijdragen welke in de Statuten worden vernoemd, worden op de jaarlijkse algemene vergadering telkens voor het volgende verenigingsjaar vastgesteld en vermeldt op een aanhangsel welke behoort bij dit reglement. 

Artikel 7.

Leden en begunstigers die in de loop van het verenigingsjaar worden toegelaten betalen een evenredig deel van de contributie c.q. de bijdrage. Voor iedere maand dat het jaar ouder is geworden wordt één twaalfde deel van de jaarlijkse contributie in mindering gebracht. 

Artikel 8.

Het bestuur kan voor de betaling van contributie, bijdragen en dergelijke nadere regels vaststellen omtrent tijdstip en wijze van betaling. 

BESTUUR.

Artikel 9.

1.         Het bestuur wordt gevormd door tenminste:
            a. een voorzitter;
            b. een secretaris;
            c. een penningmeester;
            d. en bestuursleden.

2          Een bestuurslid kan, zo nodig, tijdelijk meer dan één functie in het bestuur waarnemen. 

3.         Elk van de bestuursleden is, voor de onder zijn berusting zijnde bescheiden en bezittingen van de vereniging, aansprakelijk. 
4.       Het dagelijks bestuur wordt gevormd door de voorzitter, de secretaris en de penningmeester. Indien door omstandigheden twee functies door een persoon worden waargenomen wordt een ander lid opgenomen in het dagelijks bestuur zodat dit altijd 3 personen zijn.  

Artikel 10.

De bestuursleden treden af volgens rooster, met dien verstande dat de voorzitter, secretaris en penningmeester niet tegelijk aftredend zijn. Dit rooster wordt opgenomen in een aanhangsel dat een geheel vormt met dit reglement. 

Artikel 11.

Indien het bestuur in zijn geheel tussentijds aftreedt, blijft dit bestuur de lopende zaken behartigen, totdat op de eerstvolgende algemene vergadering een nieuw bestuur is gekozen. 

Artikel 12.

1.      Een bestuurslid dat de belangen van de vereniging verwaarloost, kan door een bestuursbesluit, met tweederde van de uitgebrachte stemmen, in de uitoefening van zijn functie worden beperkt en door de algemene vergadering worden geschorst of ontslagen.
2.      Binnen acht dagen na het besluit tot schorsing of ontslag is de betrokkene verplicht de onder zijn beheer zijnde stukken en bezittingen van de vereniging aan een door het bestuur aan te wijzen persoon over te dragen.
3.      Een schorsing die niet binnen drie maanden gevolgd wordt door een besluit tot ontslag, eindigt door het verloop van de termijn. 

Artikel 13.

De voorzitter geeft leiding aan de activiteiten van het bestuur. Hij leidt de vergaderingen en stelt daarin de orde van de dag vast, tenzij de vergadering anders beslist. Hij heeft het recht de beraadslagingen te sluiten, wanneer hij meent dat de vergadering voldoende is ingelicht, doch is verplicht die weder te openen zodra éénderde van het stemmenaantal, dat op de vergadering kan worden uitgebracht, het verlangen daartoe kenbaar maakt. 

Artikel 14.

1.         De Secretaris is belast met:
a      het voeren der briefwisseling, waarvan kopie wordt gehouden;
b.     het ontwerpen van brieven, rapporten en verslagen;
c.     het voorbereiden en uitschrijven van vergaderingen en bijeenkomsten, alsmede het in overleg met de voorzitter samenstellen van de agenda en het notuleren op de vergaderingen;
d.     het samenstellen van het jaarverslag;
e.     het ordenen en het bijhouden van het bestuursarchief;
f.      het verstrekken van advies aan de commissies van de FVS van DUN, alsmede het toezien op het bijhouden van dossiers van de ingekomen en uitgaande stukken door de commissies;
g.     het voeren van een doelmatige administratie van leden en begunstigers, alsmede het doorgeven van de mutaties aan de daarvoor in aanmerking komende instanties;
h.      het verrichten van andere werkzaamheden, die tot de taken van het secretariaat gerekend kunnen worden. 

2.      Het bestuur kan, taken van de secretaris, aan een ander bestuurslid opdragen

3.      Een door het bestuur aan te wijzen bestuurslid neemt bij verhindering van de secretaris diens werkzaamheden zoveel mogelijk over. 

Artikel 19.
1.      Het bestuur kan bepalen dat bescheiden van belangrijke aard door de voorzitter samen met één der leden van het dagelijks bestuur worden ondertekend.

 2.         De notulen van de algemene vergadering worden onmiddellijk na goedkeuring door de voorzitter en de secretaris ondertekend.

 Artikel 20.

1.         De penningmeester is belast met:

a.         het beheren van de geldmiddelen, eigendommen en bezittingen van de vereniging;

b.         hij draagt zorg voor inning van de aan de vereniging verschuldigde bedragen en voor het doen van uitgaven;

c.         hij beschikt over de girale geldmiddelen van de FVS van DUN, al of niet onder door het bestuur of de algemene vergadering te stellen voorwaarden;

d.         hij houdt een inventarisatiestaat bij van eigendommen, alsmede van in bruikleen ontvangen zaken;

e.         hij zorgt voor een doelmatige boekhouding met betrekking tot de inkomsten en uitgaven van de vereniging en sluit jaarlijks de boekhouding per eenendertig december af;

f.          hij is verplicht aan het bestuur, de kascommissie als bedoeld in artikel 13-4 van de Statuten, alle gewenste inlichtingen omtrent zijn beheer te verstrekken en desgevraagd aan de leden van het dagelijks bestuur en de kascommissie inzage van de boeken toe te staan;

g.         hij legt schriftelijk verantwoording en rekening af aan het bestuur van het gevoerde beheer door middel van een rekening van baten en lasten en een balans;

h.         hij ontwerpt de begroting voor het volgende boekjaar en bewaakt de begroting voor het lopende boekjaar;

i.          de in de twee voorgaande alinea's vermelde stukken dienen op een zodanig tijdstip gereed te zijn, dat inzage door de leden voor de algemene vergadering mogelijk is;

2.         Een door het bestuur aan te wijzen bestuurslid neemt bij verhindering van de penningmeester diens werkzaamheden zoveel mogelijk over.

3.         Het bestuur kan deeltaken van de penningmeester aan een ander bestuurslid opdragen.

 Artikel 15.

De overige bestuursleden zijn behulpzaam bij bestuurswerkzaamheden, zulks op een door het bestuur te bepalen wijze.

 Artikel 16.

Wanneer een bestuurslid, of commissielid aftreedt, is hij verplicht de onder zijn beheer zijnde stukken en bezittingen van de vereniging binnen 14 dagen aan een door het bestuur aan te wijzen persoon over te dragen. 

Artikel 17.

1.         Tot de taken van het hele bestuur behoren:

a.         de algemene leiding in de vereniging en alle werkzaamheden, die daaruit voort vloeien, onder andere toezicht op de naleving van de Statuten, reglementen en besluiten;

b.         het uitvoeren van de besluiten van de algemene vergadering;

c.         het uitbrengen van gevraagd en ongevraagde adviezen aan de doorvoor in aanmerking komende instanties en personen;

d.         het beoordelen van aan de vereniging gerichte verzoeken;

e.         het benoemen en ontslaan van commissieleden en functionarissen, voorzover niet aan de algemene vergadering is voorbehouden;

f.          het aanstellen en ontslaan van personen al dan niet in bezoldigde taken;

g.         het aanvragen van subsidies. 

2.         Het dagelijks bestuur draagt zorg voor:

a.         een juiste afwikkeling van lopende zaken;

b.         het nemen van beslissingen in zaken met een spoedeisend karakter, met dien verstande dat dergelijk beslissingen op de eerst volgende bestuursvergadering ter goedkeuring dienen te worden voorgelegd.

3.         Van de vergaderingen van het bestuur worden notulen gemaakt en gezonden aan alle bestuursleden.

4.         De leden van het bestuur hebben het recht de vergaderingen en bijeenkomsten van de commissies, met uitzondering van die van de kascommissie, bij te wonen en hebben daarin een adviserende stem.

Artikel 18.

Besluiten van het bestuur genomen op grond van de Statuten, het huishoudelijk reglement of andere reglementen, zijn bindend voor alle leden en begunstigers van de vereniging. Waar het FVS van DUN belang dit gewenst maakt, worden deze besluiten in het officiële verenigingsorgaan ter kennis gebracht. 

VERGADERINGEN.

Artikel 19.

1.         Teneinde de communicatie tussen het bestuur, de commissies en functionarissen te bevorderen, belegt het bestuur vergaderingen.

2.         Deze vergaderingen hebben een beleidsvoorbereidende adviserende en opinie vormende taak. Het bestuur is bevoegd ook derden, niet behorende tot de in dit artikel genoemde geledingen uit te nodigen voor de vergaderingen en discussies.

3.         Van alle vergaderingen worden notulen gemaakt, welke aan een volgende vergadering ter goedkeuring worden voorgelegd. De inhoud van de, zonodig na verbetering, door de vergadering goedgekeurde notulen, levert bewijs op van het ter vergadering voorgevallene. 

COMMISSIES 

Artikel 20.

1.         Tot de instelling van een commissie kunnen zowel het bestuur als de algemene vergadering besluiten.

2.         Leden van het bestuur en leden van de vereniging kunnen (adviserend) lid van een commissie worden tenzij in de Statuten of reglementen het tegendeel is vastgelegd. In bijzondere gevallen kan het bestuur personen, die geen lid van de vereniging zijn, tot lid van een commissie benoemen op grond van hun deskundigheid.

3.         In het algemeen zal een commissie bestaan uit een voorzitter, secretaris en zoveel leden als wenselijk wordt geacht.

4.         De leden van commissies treden terstond na hun benoeming in functie en treden op volgens de bepalingen in de Statuten en/of huishoudelijk reglement.

5.         Bij verhindering van de voorzitter en/of secretaris neemt één van de commissieleden zijn taak waar.

6.         De leden van de commissies van tijdelijke aard worden door het bestuur uitgenodigd daarin zitting te nemen en met hun instemming daarin benoemd.

7.         Het bestuur verstrekt aan leden van commissies van tijdelijke aard een schriftelijke opdracht.

8.         In onderling overleg is een van de bestuursleden tevens lid van een op te richten commissie.        Hierdoor is een nauwe samenwerking met het bestuur gewaarborgd.

Artikel 21.

1.         Het lidmaatschap van een commissie eindigt door:

a.         het niet meer voldoen aan de eisen voor het lidmaatschap;

b.         opheffing c.q. ontbinding van de commissie;

c.         schriftelijk bedanken bij de secretaris van de vereniging;

d.         beëindiging van de termijn waarvoor men gekozen of benoemd is;

e.         overlijden.

Artikel 22.

1.         In het algemeen zijn de commissies verantwoording verschuldigd aan het orgaan, waarvan zij de opdracht hebben ontvangen.

2.         Voor elke vergadering van een commissie wordt een oproep tot bijwonen van de vergadering, de agenda, alsmede de notulen aan het bestuur gezonden.

Artikel 23.

Tenzij uit dit reglement anders blijkt, mag briefwisseling van commissies met overheidsorganen en andere instellingen buiten het FVS van DUN verband slechts worden gevoerd na uitdrukkelijke toestemming van het bestuur. 

KASCOMMISSIE

Artikel 24.

1.         Controle van het beheer vindt plaats:

a.         zo dikwijls het bestuur of de commissie dit gewenst acht;

b.         wanneer de penningmeester wenst af te treden of op grond van de bepalingen van de Statuten of dit reglement in de uitoefening van zijn functie wordt beperkt c.q. geschorst, ontzet of ontslagen;

c.         bij alle wisselingen van het penningmeesterschap;

d.         tenminste éénmaal per kalenderjaar uiterlijk zes weken voor de algemene vergadering. 

2.         Van de bij controle gedane bevindingen brengt zij verslag uit aan het bestuur, tenminste vier weken voor de jaarlijkse algemene vergadering, teneinde de algemene vergadering tijdig te informeren.

3.         De taak van de leden van de kascommissie eindigt op de algemene vergadering.

4.         Indien nodig kan het verslag van de kascommissie ter vergadering mondeling worden     toegelicht.

 

OVERIGE BEPALINGEN

Artikel 25.

1          Het officiële verenigingsorgaan heet “DUNDOENERIJ’ en wordt indien mogelijk 3-maal per     jaar aan het huisadres van de hoofdbewoner verzonden. De opgenomen artikelen zijn door, voor en over de familie. Ook artikelen betreffende familie-  en/of vriendschapsbanden, alsook de genealogie en heemkunde kunnen opgenomen worden en dit alles in de meest ruime zin.

2          Het blad mag voor reclamedoeleinden gebruikt worden, dit mag echter niet de boventoon gaan voeren.Tevens dient op het aanhangsel van dit reglement vermeld te staan wat de prijzen voor           reclame per bladzijde deel bedraagt.

Artikel 26.

Het door de verenigingsleden verzameld familiearchief wordt beheerd door een door het bestuur aangezocht lid. Hij beheert niet alleen, maar probeert ook via de bij de vereniging bestaande middelen, dan wel eigen, in overleg met het bestuur gehuurde of geleende middelen het archief uit te breiden en analoge stukken verder te digitaliseren.

Artikel 27.

De vereniging bekostigt een website,welke beheerd wordt door een lid die door het bestuur is aangezocht. Deze site is een verlengstuk van het officiële verenigingsorgaan “DUNDOENERIJ” en mag als zodanig nooit eerder nieuws brengen dan “DUNDOENERIJ” 

KOSTENVERGOEDING

Artikel 28.

1.         Aan een ieder door het bestuur aangewezen personen, kan volgens de door het bestuur vastgestelde regels de door hen gemaakte correspondentie- , telefoon- , reis- en verblijfkosten, welke in het belang van de FVS van DUN zijn gemaakt worden vergoed. Zoals vermeld wordt, in het aanhangsel wat behoort bij dit reglement  

2.         In bijzondere gevallen kan door het bestuur het reizen op een andere wijze dan de goedkoopste, worden toegestaan. 

3.         De declaraties dienen bij de penningmeester op een daarvoor bestemd declaratieformulier te worden ingediend.

Indien de penningmeester niet akkoord gaat met de ingediende declaratie, stelt hij hiervan betrokkene zo spoedig mogelijk in kennis. Als de betrokkene en de penningmeester niet tot overeenstemming komen, beslist het bestuur.

Het bestuur kan voor elk van de bestuursleden en leden van commissies een geldelijke vergoeding vaststellen als tegemoetkoming in de uitgave, verband houdende met hun verenigingswerk. 

SLOTBEPALINGEN

Artikel 29.

Het bestuur bepaalt het bedrag, waartegen reglementen en andere uitgaven van de FVS van DUN zijn te verkrijgen. Het bestuur is bevoegd statuten en huishoudelijk reglement van de FVS van DUN aan anderen dan leden te verstrekken al of niet tegen een door het bestuur vast te stellen bedrag.

Het bestuur verplicht zich om dit bedrag op te nemen in het aanhangsel en telkenmale op de ledenvergadering mondeling dan wel schriftelijk mede te delen”.

Artikel 30.

Geen der aangeslotenen (in de zin van artikel vier van de Statuten) leden kunnen zich beroepen op het onbekend zijn met het bepaalde in de Statuten, het huishoudelijk reglement en / of andere reglementen der vereniging.

Artikel 31.

In alle gevallen, waarin dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het bestuur, onverminderd zijn verantwoordelijkheid aan de algemene vergadering. 

Artikel 32.

1.         Wijzigingen in het huishoudelijk reglement kunnen slechts worden aangebracht door de algemene vergadering met een meerderheid van tenminste tweederde van het aantal uitgebrachte geldige stemmen.

2.         Deze wijzigingen treden onmiddellijk in werking na afloop van de vergadering, tenzij de algemene vergadering een andere datum bepaalt

Artikel 33.

Dit reglement is vastgesteld in een algemene vergadering van de FVS van DUN, gehouden te …plaats……….. op ………………………datum in letters…………………

Samenstelling van het bestuur tijdens vaststelling:

 

Voorzitter:                                                        R.E.J. van Dun             wonende te Leusden

Secretaris:                                                        C.A.J. van Dun             wonende te Duiven

Penningmeester :                                               J.C. van Dun                wonende te Etten-Leur

Lid:                                                                  E.F.H.C. van Dun         wonende te Boxtel

Lid:                                                                  F.C.J. van Dun             wonende te Rosmalen

Lid:                                                                  L.A.E.M. van Dun        wonende te Beesd 

 

AANHANGSEL behorende bij het HUISHOUDELIJK REGLEMENT FVS van DUN 

Dit aanhangsel is vastgesteld tijdens de algemene vergadering d.d …….datum………… 

CONTRIBUTIE

HH reglement Aanvulling artikel 6.

De contributie voor leden is vastgesteld op € 15,- per kalenderjaar, per adres.

De begunstigers bijdrage is vastgesteld op minimaal € 7,50 per kalenderjaar, per persoon. 

BESTUUR

HH reglement Aanvulling artikel 10.

Het rooster voor het aftreden van de bestuursleden is als volgt vastgesteld.

2004    Voorzitter en 1 lid

2005    Secretaris en 1 lid

2006    Penningmeester en 1 lid

en zo steeds verder. 

OFFICIËLE VERENIGINGSORGAAN

HH regl. Aanvulling artikel 25

De prijs voor de reclame op ¼ pagina A-5 is vastgesteld op € 50,- per/1000 uitgaven.

VERSTREKKING STATUTEN, HUISHOUDELIJK REGLEMENT

HH reglement Aanvulling artikel 29.

De statuten en het huishoudelijk reglement worden verstrekt tegen de kostprijs van € 0,10 per enkelzijdig gekopieerd vel.

Deze reglementen digitaal op diskette kosten € 3,-

Digitaal via E-mail of vanaf de Site is de prijs nihil.

INVESTERING

Statuten artikel 5a

De door de algemene vergadering vastgestelde limiet zoals gesteld in de statuten artikel 5a
Vermeld bedrag, bedraagt ten hoogste de contributie van een half jaar zoals op dat moment het aantal leden alsook de hoogte van de contributie bedraagt